"Комацу СНГ" является дочерней компанией и генеральным дистрибьютором в РФ японского производителя техники Komatsu. В стране у нас работа проводится посредством сети дистрибьюторов, туда входят 14 фирм.

Ежегодно фирма отправляет дистрибьюторам и затем получает от них около 70 тыс. документов.

По оценкам, переход на электронный документооборот с такими объемами позволит сэкономить 4,75 млн. руб. в год, а именно на зарплатной составляющей (2 млн.), расходах на доставку документации (2,5 млн.), на расходах на бумагу (около 100 тыс.), расходных материалах (100 тыс.)

Компания ввела в практику обмены электронными заказами и счетами, счетами-фактурами уже в 2011. Но возможность отказаться от дублирования на бумаге появилась после вступления в действие соответствующего приказа. Он утвердил электронный формат счета-фактуры, журналы полученных/выставленных счетов и книги продаж.

С августа 2012 компания прекращает бумажный документооборот. В ближайших планах перевод соглашений, актов сверки и остальных бумаг в электронный вид.

Электронный документообмен осуществляется в программах "1С" в головном офисе компании (от продавца), в разных пакетах от "1С", установленных у дистрибуторов (от покупателя).

В типовых программах используется "1С-Такском", во многих приложениях функциональность добавлена посредством Библиотеки е-документов – специальной конфигурации по встраиванию функционала для обмена е-документами в прикладных решениях на базе "1С"-программ.

К преимуществам безбумажного документооборота относят следующие моменты:

• высокую скорость передач информации;

• повышение качества взаимодействия с контрагентами;

• снижение издержек на подписание документов;

• экономию времени сотрудников;

• упрощение подборов документов при проверках, быстроту взаимодействия с налоговыми инстанциями.